Znalostní centrum

Firemní dokumenty a domluvy dohledatelné jednou otázkou

Firemní systém
Postaveno a v provozu
2026

Hlavní přehled: počty projektů, týmu a úkolů, chat, seznam toho, co po uživateli kdo chce, tep projektů za 30 dní a asistent — Hlavní přehled na jedné obrazovce: komunikace, co čeká na vás, tep projektů a asistent. Ukázková data.

Smlouvy, postupy, zápisy a domluvy týmu na jednom uzavřeném místě. Kdo něco hledá, zeptá se větou nebo hlasem a dostane odpověď s odkazem na dokument a stranu.

Výzva

Znalosti firmy leží v e-mailech, sdílených složkách, chatech a hlavách lidí. Smlouvy, postupy, zápisy, rozpočty, technické podklady. Informace existuje, ale když je potřeba, nikdo ji nenajde včas. A když odejde člověk, odejde s ní.

Obecný AI chat tu nepomůže. Odpověď bez zdroje se musí stejně dohledat a do veřejného nástroje se interní dokumenty nahrát nesmí.

Řešení

Každý projekt nebo tým má vlastní prostor rozdělený na oblasti: oddělení, odbornosti, typy agendy. U první firmy, poradenské společnosti z developmentu a stavebnictví, jsou to třeba design, cost management, TZB, ESG nebo monitoring pro banku. Dokumenty i konverzace patří do oblasti a práva se přidělují po lidech, projektech a oblastech.

Na dokumenty se dá zeptat normální větou, napsanou nebo nadiktovanou. Asistent odpoví a pod odpovědí uvede, z jakého dokumentu a strany čerpal; kliknutím se dokument otevře na citovaném místě. Prohledává dokumenty projektu i týmový chat, soukromé zprávy nečte.

Kolem toho je běžná práce týmu: vlákna, @zmínky, úkoly a schvalování přímo ze zprávy, zápisy z porad, přehled projektu a reporty pro vedení.

Přehled s ranním brífinkem od asistenta a seznamem slibů zachycených z chatu — Ranní brífink k poslechu a sliby z chatu, ze kterých jde jedním klikem udělat úkol.

Jak to funguje

1
Nahrání podkladů
Soubor projde antivirovou kontrolou, zařadí se do oblasti a připraví se pro vyhledávání.
2
Otázka
Člověk se zeptá textem nebo hlasem. Na projekt, na oblast, nebo napříč celou firmou.
3
Odpověď se zdrojem
Asistent odpoví a ukáže dokument a stranu. Odpověď si jde nechat přečíst nahlas.
4
Úkol a report
Ze zprávy vznikne úkol nebo schválení s termínem; vedení vidí přehled a report.

V telefonu

Stejný přehled v telefonu.
Na stavbě z telefonu, se stejnými odkazy na zdroj.

Co systém umí

Odpovědi nad dokumenty projektu s odkazem na dokument a stranu
Hlasový dotaz i čtení odpovědí nahlas, režim bez rukou
Hledání napříč všemi projekty a v týmové komunikaci
Shrnutí dokumentu a porovnání dvou verzí
Členění na oblasti a práva podle člověka, projektu a oblasti
Klasifikace citlivosti: důvěrné dokumenty asistent nečte, tajné otevře jen admin
Týmová vlákna, @zmínky, reakce a připnuté zprávy
Úkoly a schvalování ze zprávy, nástěnka úkolů, upozornění
Zápisy z porad, přehled projektu, sledování všech projektů a reporty pro vedení v PDF
Antivirová kontrola nahrávaných souborů, záznam o tom, kdo co v systému dělal, a zálohy mimo hlavní úložiště
Instalace do telefonu jako aplikace, s upozorněními

Z projektu

Karta rozporu mezi dokumentem a zprávou v chatu s citacemi obou zdrojů — Když si dokument a chat odporují, přehled to ukáže i s oběma citacemi.

Stránka projektu s dotazem na asistenta a dlaždicemi komunikace, dokumentů, úkolů a přehledu — Projekt: zeptat se, komunikovat, najít podklad, zadat úkol.

Konverzace s asistentem nad dokumenty projektu, odpovědi s odkazy na dokument a stranu — Odpověď vždy se zdrojem: dokument a strana, na kterou jde kliknout. Ukázkový projekt.

Seznam dokumentů projektu se štítky disciplín — Dokumenty a odkazy projektu, každý zařazený do disciplíny.

Monitoring napříč projekty s počty dokumentů, vláken a úkolů — Monitoring napříč projekty pro vedení.

Výsledek

Aplikace běží v uzavřeném provozu u poradenské firmy z developmentu a stavebnictví. Její data a soubory jsou uložené v EU, odděleně od kohokoli jiného.

Na obor vázaná není. Jiná firma dostane vlastní oddělené prostředí, vlastní značku a vlastní oblasti, bez přepisování aplikace.

Bezpečnost byla v zadání od začátku. Každý vidí jen to, na co má práva, nahrané soubory se otevřou až po antivirové kontrole a klient dostal písemný popis, kde data leží, kdo další s nimi pracuje a jak se zálohují.

Kontakt